L’organizzazione di un evento richiede un’attenta pianificazione e considerazione di vari fattori, e un aspetto fondamentale è gestire efficacemente lo spazio disponibile. Non tutte le location sono spaziose e pensate per accogliere un elevato numero di ospiti. Prima di effettuare un noleggio di tavoli a Milano per organizzare un evento, è importante capire quanto spazio abbiamo a disposizione e come è distribuito. In questo modo potremo decidere se noleggiare tavoli rotondi o rettangolari, se optare per un buffet o far sedere tutti gli invitati su posti assegnati. Insomma, l’ambiente deve essere confortevole e funzionale, in modo che tutti possano muoversi liberamente e accedere a cibo e bevande senza stress. Andiamo a vedere qualche suggerimento per gestire lo spazio in modo strategico, posizionando al meglio tavoli e sedie per un evento.
Determina lo scopo dell’evento e il conteggio degli ospiti
Prima di procedere con il noleggio di tavoli e sedie, bisogna innanzitutto capire di che tipo di evento si tratta, se è un evento pubblico o privato, andando poi a verificare il numero previsto di partecipanti. Queste informazioni ti aiuteranno a determinare il tipo e la quantità di tavoli e sedie necessari. Ad esempio, un banchetto formale richiede tavoli rotondi con posti a sedere designati, mentre un evento di networking potrebbe richiedere tavoli da cocktail e sedie alte. In base alla tipologia dell’evento andrai a creare l’atmosfera più adatta.
Gestisci lo spazio a disposizione
Una volta compreso lo scopo dell’evento e il conteggio degli invitati, è il momento di pianificare lo spazio. Considera lo spazio disponibile e crea una planimetria che massimizzi il suo potenziale. Prendi in considerazione eventuali caratteristiche o ostacoli esistenti che possono influire sulla disposizione dei posti a sedere, come pilastri, pareti o porte. Disegnare una planimetria può fornire una rappresentazione visiva e aiutare a prendere decisioni in merito al posizionamento di tavoli e sedie.
Ottimizza la capacità di posti a sedere
Una gestione efficiente dello spazio comporta l’ottimizzazione della capienza dei posti a sedere senza sovraffollare la sede. Calcola il numero richiesto di tavoli e sedie in base al numero di ospiti previsto. Evita di lasciare spazi vuoti eccessivi o di far sedere troppi ospiti allo stesso tavolo. Raggiungi un equilibrio tra comfort e funzionalità, garantendo agli invitati abbastanza spazio per i gomiti e libertà di movimento, mantenendo un’atmosfera piacevole.
Considera il flusso di gente
Oltre ai posti a sedere, è fondamentale considerare il flusso di gente all’interno dello spazio dell’evento. Gli ospiti dovrebbero essere in grado di muoversi liberamente tra le diverse aree senza troppi ostacoli. Posiziona tavoli e sedie in modo strategico, lasciando percorsi adeguati affinché gli ospiti possano muoversi comodamente. Questa considerazione è particolarmente importante nelle aree confusionarie come ingressi, tavoli da buffet e servizi igienici.
Scegli la giusta forma e dimensione del tavolo
Selezionare la forma e le dimensioni del tavolo appropriate è essenziale per ottimizzare lo spazio e favorire l’interazione tra gli ospiti. I tavoli rotondi sono ottimi per eventi formali in quanto incoraggiano la conversazione, mentre i tavoli rettangolari o quadrati sono più adatti per conferenze o seminari dove è necessario prendere appunti e vengono inseriti dei gadget personalizzati aziendali. Inoltre, considera le dimensioni del tavolo: se troppo piccole gli ospiti si sentiranno angusti, ma se sono troppo grandi lo spazio sarà sprecato.
Utilizza diverse opzioni di posti a sedere
Offrire una varietà di posti a sedere può migliorare l’esperienza complessiva degli ospiti. A seconda della natura dell’evento, considera di inserire un mix di sedie, sgabelli, panche o persino aree lounge. Questa diversità può soddisfare diverse preferenze e offrire agli ospiti alternative per il relax o il networking. Tuttavia, assicurati che l’estetica complessiva rimanga coerente e in linea con il tema dell’evento. Bisogna valutare che ci sia posto per tutti, in modo che nessuno si senta costretto a rimanere in piedi perché non trova una sedia libera.
Fornisci flessibilità per diverse attività
Molti eventi prevedono più attività, come presentazioni, workshop o servizi di ristorazione. Per soddisfare queste diverse esigenze, scegli tavoli e sedie facili da riorganizzare, ad esempio delle soluzioni pieghevoli. Questa flessibilità consente di passare rapidamente da una configurazione all’altra e di utilizzare in modo efficiente lo spazio disponibile. I mobili pieghevoli o impilabili possono anche semplificare il processo di installazione e smontaggio. L’importante è scegliere dei modelli comodi, magari aggiungendo dei cuscini per un maggiore comfort.